Comment choisir l'agenda parfait? - Un guide complet
Un agenda bien utilisé peut littéralement devenir votre assistant personnel. Vous pouvez tout y mettre ! Vos rendez-vous d’affaires, personnels, vos paiements importants et encore… Ne pas tirer avantage de son planificateur est une sérieuse erreur, surtout lorsque vous êtes entrepreneur. Nos vies sont si chargées, il est carrément impossible de se souvenir de tout ce que nous avons à faire.
Mais l’utilisation adéquate de l’agenda requiert (comme tout autre chose) de la discipline. Pas de panique. Utiliser un agenda, ça s’apprend ! J’ai d’ailleurs un segment dans l’article : 7 trucs pour bien gérer son temps pour vous aider à bien vous en servir.
Pour bien se servir d’un agenda, il faut quand même en avoir un ! Comment faire pour bien le choisir ?
Agenda électronique ou papier ?
Le grand débat, quel agenda est le meilleur ? Eh bien, pour avoir activement fait usage des deux, j’ai la réponse pour vous : LES DEUX SONT BONS. Personnellement, j’ai d’abord commencé mon utilisation des agendas avec les agendas papier, tout simplement puisque c’était fourni avec l’école. Avec ma première entreprise, j’utilisais l’agenda électronique Gmail : Google Agenda que j’ai adoré !
Par contre, je suis une admiratrice de belles papeteries et de cahier de notes et j’adore prendre le temps d’écrire à la main dans mon planificateur, c’est un petit moment zen pour moi. Donc, j’y suis retourné et (quoique différent du Google Agenda) j’aime bien ! Bon, maintenant que ce dilemme est réglé, lequel est le meilleur pour vous ?
Voici les avantages et les inconvénients des deux types d'agendas.
Avantages de l'agenda papier
Écrire à la main est un motivateur et suscite une meilleure rétention de l’information. En effet, il semblerait de mettre des informations noir sur blanc et de les écrire à la main est un plus grand motivateur d’action que de les rédiger numériquement. Probablement parce que de rédiger quelque chose manuellement nous demande beaucoup plus d’énergie que de taper sur votre smartphone. On s’y sent attaché et donc, nous avons plus de chances d’accomplir cette tâche. Aussi, certaines personnes retiennent plus facilement l’information lorsqu’ils l’écrivent. Quoique votre agenda sera toujours là pour parer aux oublis, c’est tout de même bien de faire un peu de gymnastique cérébrale et d’entraîner votre cerveau !
Suscite une meilleure organisation des pensées. L’action de s’asseoir et d’organiser son mois ou sa semaine dans son planner (au lieu d’effectuer quelques clics afin de créer un bloc de temps) vous permet de vraiment penser à ce que vous voulez faire, quand vous voulez le faire et surtout : comment vous allez le faire. Vous verrez, avant d’avoir organisé votre agenda, votre tête sera remplie et désorganisée. Après avoir pris le 10 minutes nécessaire pour mettre sur papiers notre emploi du temps, vos pensées seront plus claires, concises et vous serez beaucoup moins stressé !
Ils sont beaux ! Bon, cet argument est un peu superficiel, mais il s’agit d’un réel avantage pour moi. Je prends plaisir à chaque année à choisir le planificateur qui me suivra l’année durant. Il y a quelque chose de motivant pour moi à avoir un agenda coloré et de qualité qui m’accompagne. Ceci m’encourage aussi à l’utiliser comme il faut ! Si vous êtes une de ces personnes qui procrastine l’utilisation de votre agenda, peut-être que d’en obtenir un ou vous mettrez du temps à le choisir et que vous aimerez vous encourage à mieux l’utiliser !
Ils sont personnalisables Couleurs, post-it, dessins. Vous pouvez y faire ce que vous voulez ! Peu importe comment vous préférez vous organiser, ce planner est 100 % personnalisable.
Ils viennent parfois avec des extras. Un gros avantage pour moi est que l’agenda papier et souvent plus qu’un planificateur. De nous jours, un bon agenda viendra avec toutes sortes d’extras qui sont super non seulement pour organiser votre vie professionnelle, mais aussi votre vie personnelle et tout ce qui l’entoure ! Certains contiennent des to-do lists intégré, des espaces de suivis pour vous entraînement, vos buts du mois, vos factures à payer, vos rendez-vous à prendre et plus encore ! C’est vraiment super puisque c’est un « tout en un » et que vous pouvez vraiment faire le suivi de vos buts professionnels et personnels à travers l’année !
Aspect privé de votre horaire une autre raison pour lesquelles j’aime avoir un agenda papier est l’aspect privé de votre horaire. Étant travailleuse autonome, vous êtes libre de votre horaire. Votre planificateur est la preuve de votre liberté de choisir un horaire qui vous convient. Vous êtes maître de votre horaire et je vous suggère de le garder votre emploi du temps pour vous.
Traçable tant j’aime l’aspect privé d’un agenda papier, tant j’aime aussi conserver une certaine traçabilité de mon emploi du temps. Il peut vous arriver, pour des raisons plus ou moins sérieuses, d’avoir besoin d’une trace de vos allées et venues. L’agenda papier vous offre cette option. Je vous conseille de conserver vos agendas pour une période de 7 ans pour des raisons fiscales.
Inconvénients de l’agenda papier
Pas toujours accessible. Si vous êtes tête en l’air comme moi, vous êtes certains d’oublier votre agenda un jour ou l’autre. Ce qui est très frustrant, car comme vous le savez, il peut survenir de nouvelles choses à noter à tout moment. Dans ce cas, vous devrez user de votre mémoire et vous rappeler de ladite chose jusqu’à tant que vous retrouviez votre précieux agenda.
Aucune modalité technique si vous choisissez l’agenda papier, il va de soi que vous n’aurez pas accès à toutes les modalités qu’un agenda électronique peut vous offrir tel que : le partage d’agenda, la synchronisation sur plusieurs appareils, la gestion de plus d’un agenda, les notifications de rappel, etc.
Dispendieux contrairement aux agendas électroniques qui sont pour la plupart gratuits. Les agendas papier ont comme désavantages d’être dispendieux. En effet, un bel agenda coûtera probablement près de 30 $ CAD et (la commande en ligne oblige) il y aura des frais de livraisons en surplus.
Espace limité tout dépendant de l’agenda papier que vous choisissez, ceux-ci ont pour la plupart du temps des heures limité ou vous pouvez mettre vos activités. Si vous souhaitez ajouter des blocs de temps très tôt le matin ou tard le soir, il faudra les ajouter dans les marges de l’agenda.
Avantages de l’agenda électronique
Flexibilité. Contrairement à l’agenda papier, l’agenda électronique est très flexible. Vous pouvez y ajouter des événements à n’importe quelle heure du jour ou de la nuit sans problème.
Modalités techniques. Un des gros avantages avec l’agenda électronique est les possibilités techniques qu’il offre. Parmi celles-ci, la possibilité d’inviter des gens aux événements, les notifications de rappels et la gestion de plusieurs agendas sont presque indispensables lorsque vous gérez une entreprise avec plusieurs employés.
Accessible. Étant synchronisé avec votre téléphone cellulaire, celui-ci est accessible en tout temps, facilement et rapidement. Contrairement à l’agenda papier, il n’est pas encombrant et il est très difficile de l’oublier chez soi lorsqu’on se déplace !
Rapide d’utilisation. Il est très facile d’ajouter et de supprimer des événements dans l’agenda électronique. Pas besoin de sortir un crayon et une efface. En quelques secondes, vous pouvez ajouter un événement ponctuel ou même mettre en place des événements récurrents indéfiniment !
Catégorisation de couleurs. Si vous êtes une personne visuelle, vous aimerez certainement les options multiples de catégorisation de couleur de l’agenda électronique. Ceci vous aide à obtenir un meilleur aperçu de votre semaine en un coup d’œil et à catégoriser certains événements selon votre envie.
Gratuits (pour la plupart). Quoique certains soient payants, je pense que vous trouverez des options gratuites plus que satisfaisantes. Pas besoin de briser le petit cochon pour bien s’organiser !
Inconvénients de l’agenda électronique
Moins de rétention de l’information. En tapant sur un clavier, nous avons tendance à écrire sans réellement penser. Ceci ne nous donne pas l’impression d’être organisés, mais plutôt d’attendre nos notifications d’agenda afin de nous indiquer la prochaine chose à faire. C’est comme se mettre sur le pilote automatique.
Horaire public. Votre agenda électronique pourrait être partagé avec plusieurs personnes dans votre organisation. Ce qui veut dire que celles-ci auront accès à votre agenda en tout temps et seront au courant de vos allées et venues. Si vous préférez garder votre vie privée privée, peut-être voudrez-vous ne pas indiquer vos rendez-vous personnels.
Vue d’ensemble moins facile sur téléphone intelligent. La vue d’ensemble des agendas électroniques offerte sur les téléphones intelligents n’est pas exactement pratique. Il est plus pratique d’observer l’horaire de la journée même plutôt que celle de votre semaine ou mois. En effet, il est beaucoup plus facile d’observer votre semaine à partir de l’agenda sur votre ordinateur que sur votre téléphone.
Pas d’option de personnalisation mise à part les options de catégorisation de couleurs, il n’y a pas vraiment de moyen de personnaliser votre agenda tel qu’un agenda papier.
Résumé
Agenda électronique VS Agenda papier
| Agenda papier | Agenda électronique | |
| Avantages | Motivateur Meilleure rétention d’informations Meilleure organisation des pensées Beaux et personnalisables Viennent parfois avec des extras Horaire privé Traçabilité assurée |
Plus grande flexibilité Modalités techniques avancées Très accessible Rapide et simple d’utilisation Catégorisation des activités par code de couleurs Gratuits |
| Inconvénients | Pas toujours accessible Aucune modalité technique Dispendieux Espace limité |
Moins de rétention d’information Horaire public Vue d’ensemble non pratique Aucune option de personnalisation |
Maintenant que vous avez déterminé quel type d’agenda utiliser, lequel choisir parmi votre catégorie prisé ? Voici les meilleurs choix si bas.
Agenda en papier : Quelques options
Il existe une multitude d’agendas papier différents. Suffit de trouver celui qui vous convient le mieux. Ne vous inquiétez pas, j’ai fait la recherche pour vous ! J’ai choisi quelques options d’agendas que je crois complets et différents. Voici mes trouvailles :
Le Daily Planner
29,00 $ CA
Voici un agenda journalier (ce qui veut dire que chaque page correspond a un jour). Si vous êtes quelqu’un qui aime détailler sa journée, cet agenda est parfait pour vous. Cet agenda vous donne assez d’espace pour détailler vos activités de la journée, votre horaire, vos buts, votre liste de choses à faire et même d’y ajouter des notes. Le seul bémol de cet agenda est qu’il n’offrira pas une vue d’ensemble de votre horaire hebdomadaire.
29,99 $ CA
J’adore les planificateurs Pierre Belvédère. Non seulement c’est une entreprise québécoise, mais ils offrent aussi une panoplie d’options d’agendas. Des journaliers, et hebdomadaires, aux académiques ils ont tous des To-do lists intégrées et des pages spécifiques à chaque mois ou vous pouvez y indiquer des buts, des factures à payer, des tâches ménagères et même vos entraînements physiques.
J’ai utilisé cet agenda dans le format hebdomadaire (j’ai donc un petit parti pris) et il était parfait pour mes besoins. Il y a assez d’espace pour planifier votre emploi du temps et il s’agit d’un excellent « tout en un » avec les extras intégrés.
22,00 $ CA
Je qualifierais ce planificateur de standard. Celui-ci offre une bonne vue d’ensemble de votre semaine et assez d’espace pour noter votre horaire. Il s’agit d’un bon agenda pour quelqu’un qui souhaite avoir plus de flexibilité au niveau de la notation des heures de ses activités.
Puisqu’il n’y a pas heures intégrées dans l’agenda, vous avez la liberté de noter des activités qui sont très tôt le matin ou tard le soir. Par contre, cet agenda n’offre pas d’extras intégrés tels que des to-do lists ou des horaires d’entraînement physique.
49,99 $ CA
Le « Full Focus Planner » quoiqu’étant certainement le plus dispendieux des agendas que je vous propose, est à mon opinion très complet. Si vous n’êtes pas capable de vous décider entre un planificateur avec vue hebdomadaire ou journalière, c’est l’agenda pour vous. Celui-ci offre des pages journalières ainsi que des vues d’ensemble hebdomadaire tout-en-un ! Le Full Focus Planner contient aussi une page pour y indiquer vos buts et résolutions de la nouvelle année, des aperçus trimestriels et plus encore !
Ce planner se décrit comme étant un outil vous aidant à accomplir vos buts et à atteindre du progrès. Il existe aussi plusieurs versions de l’agenda si vous préférez une disposition différente des éléments. Allez-y jeter un coup d’œil ! Il en vaut définitivement la peine.
34,00 $ CA
La productivité planner est un agenda pas comme les autres. Quoique semblable au « ’Full focus planner » il n’offre pas de vue d’ensemble hebdomadaire et il n’inclut aucune datation. Ce planificateur utilise un système bien particulier s’appelant le style de travail Pomodoro. Le Full Focus planner n’a donc pas de vue de votre semaine ou d’espace pour y insérer des blocs de temps.
Ce système est plutôt une liste de choses à faire avec une méthode de cote afin de calculer votre taux de « succès » de votre productivité. Il s’agit d’un système plus particulier et quoiqu’il connaît une résurgence en popularité depuis les dernières années. Je ne le recommande pas pour les débutants de l’agenda. Je le recommande plutôt pour ceux qui ont déjà maîtrisé l’art de l’organisation afin d’optimiser encore plus votre productivité !
Résumé comparatif
| Éléments intégrés | Le Daily Planner | Agendas Pierre Belvédère | 12 Months Planner | ‘’Full Focus Planner’’ | ‘’Productivity Planner’’ |
| Vue hebdomadaire | ✓*L’un ou l’autre selon le modèle choisit | ✓ | ✓ | ||
| Pages journalières | ✓ | ✓* L’un ou l’autre selon le modèle choisit | ✓ | ✓ | |
| Calendrier | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | |
| Signets | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | |
| Heures | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| To-do list | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | |
| Extras (entraînements, paiements, notes, systèmes de productivité, etc.)*Les extras proposés dépendent de l’agenda | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Agendas électroniques : Quelques options
La recherche d’un bon planificateur électronique se veut plus simple en soi. Vous avez d’abord l’option d’utiliser l’agenda intégré à votre téléphone intelligent, quel qu’il soit. Si vous n’aimez pas vraiment votre agenda intégré, voici quelques options que je crois très efficaces.
Le Google Agenda
Gratuit
Le Google agenda est gratuit (il vous suffit d’avoir une adresse courriel Gmail) et très complet. Vous pouvez partager votre agenda, vous avez des vues journalières, hebdomadaires, mensuelles et même annuelles. Il y a l’option d’ajouter des événements récurrents ou ponctuels et de catégoriser vos activités par code de couleur.
Vous pouvez aussi inviter n’importe qui à se joindre à vos activités et recevoir des notifications personnalisées avant que vos événements surviennent. Il est simple à utiliser et très pratique. C’est définitivement mon préféré afin de travailler avec une grosse équipe.
Agenda Outlook
Gratuit
Le calendrier Outlook est très similaire au Google agenda. Celui-ci est gratuit, vous avez besoin évidemment de l’adresse courriel correspondante. Il offre les mêmes options que le Google Agenda. Par contre, il est un peu moins facile d’utilisation.
Le grand bonus avec ce planificateur est qu’il a l’option d’être beaucoup plus sécurisé que le Google Agenda qui peut être facile à infiltrer. Si vous travaillez dans un domaine où les informations sont sensibles, je vous recommande d’utiliser le calendrier Outlook comme agenda électronique.
Digical, Timepage, CalenGoo
Applications payantes ($)
Si vous souhaitez obtenir un agenda plus personnalisé, il existe de très bonnes applications payantes pour vous aider. Ces applications vous donnent des options d’ajouter des listes de tâches, de personnaliser les couleurs, de synchroniser le calendrier avec des applications telles qu’Uber et plus encore !
La plupart de ces applications offrent des essais gratuits, ce qui est très pratique pour vous familiariser avec le fonctionnement de l’application avant de prendre une décision. Les applications Digical, Timepage et CalenGoo semblent être des applications faciles d’utilisation, pratiques et complètes.
En bref
Peu importe l’agenda que vous choisirez, mettez-vous au défi de l’utiliser efficacement pendant au moins 3 mois. L’habitude vous prendra et vous ne pourrez plus vous en passer !