La liste des choses à faire et à ne pas faire pour bien gérer son temps
Ce n’est pas facile de gérer son temps, surtout quand on a l’impression d’avoir une pile de tâches qui s’accumulent depuis des mois!
Par contre, c'est crucial d’être capable de reprendre le contrôle sur notre horaire. Sinon, c’est la recette parfaite pour un burn-out.
Non seulement gérer son temps est super bénéfique pour sa santé mentale, c’est aussi une des premières étapes vers l'accomplissement de vos buts. En gérant votre temps, vous serez capable de vous tenir à jour sur la progression de vos objectifs sans vous arracher les cheveux de la tête.
Je vous ai concocté une petite liste des choses à faire et à ne pas faire pour bien gérer votre temps.
Ce qu’il faut faire
1. Planifier d’avance
Une des premières choses à faire afin de reprendre son horaire en main est de planifier son horaire en avance. Personnellement, je recommande de d’abord planifier votre mois et d’ensuite planifier votre horaire a toutes les semaines.
Lorsque vous avez un meilleur aperçu de votre semaine, vous pouvez y aller plus en profondeur en décomposant vos objectifs hebdomadaires en tâches quotidiennes et voilà! C’est aussi simple que ça. Je vous conseille de planifier votre semaine le dimanche soir. Se faire un plan en avance vous aidera à vous concentrer sur vos priorités. De cette façon, vous pourrez observer votre plan de la semaine en un coup d'œil, c’est beaucoup moins épeurant.
C’est une bonne idée de mettre les tâches à basse priorité dans les moments où vous savez que vous avez moins d’énergie. Par exemple, ne mettez pas vos plus grosses tâches de la semaine le vendredi après-midi, vous savez que vous serez fatigué à ce point-ci de la semaine. Commencez à remarquer vos états d’esprit et planifier votre horaire en conséquence, vous remarquerez votre productivité augmentée!
Psst. À la recherche de l’outil parfait pour gérer votre temps? Le planificateur Bleu Latte & Co. a été spécialement conçu pour vous aider à faire le suivi de vos activités. Des petites aux grandes.
2. To-do List
Je suis une fervente défendante des listes de tâches. Je pense que de mettre par écrit ce que nous avons besoin de faire apaise notre charge mentale puisque maintenant, nous avons plus besoin de nous rappeler de toutes nos tâches, elles sont toutes au même endroit sur notre liste.
Faites vous d'abord une liste hebdomadaire et de la décomposer en listes quotidiennes en rapport avec votre planification journalière.
Garder votre liste simple et réaliste, il ne sert a rien de mettre une tonne de tâches si vous savez d’avance qu’il est quasi impossible de la terminer. Il n’y a pas de meilleur sentiment que d’avoir une to-do list fini!
3. Se mettre des buts
Fixez des objectifs! Ça a l'air évident, mais c’est difficile de bien gérer son temps si on ne sait pas où on s'en va. Si vous avez une bonne compréhension de vos buts de façon générale vous sera capable de les migrer vers des plus petits objectifs qui contribuent au ‘’big picture’’.
4. Se donner une limite de temps
Je dis toujours qu’il faut être indulgent avec soi-même, mais parfois il faut être capable de se botter les fesses un petit peu. C’est pourquoi ça peut être intéressant de se fixer des contraintes de temps. Cela vous aidera à être plus concentré et efficace.
L’effort supplémentaire de décider du temps que vous allez allouer à une certaine tâche vous permet aussi d'identifier des enjeux potentiels avant qu’ils ne surviennent. De cette façon, vous pouvez trouver un moyen de les prévenir.
Par exemple, la rédaction de contenu pour le blogue de Bleu Latte est consommatrice d’énormément de temps. C’est pourquoi je préfère habituellement écrire et programmer mes articles bien en avance afin de pouvoir me concentrer sur d'autres tâches. Je me suis donc donné une limite de temps pour écrire tous mes articles 2022 en avance (oui, 2022). J’ai alors regardé mon horaire comme il faut et je me suis donné le mois de janvier et février afin d’écrire et de programmer tous les articles de l’année.
5. Prendre des pauses
Vous le savez bien, prendre des pauses est bénéfique pour notre productivité et de ce fait, pour la bonne gestion de notre temps!
Si vous ne prenez pas de pauses, vous serez fatigué et déconcentré. Il vous prendra probablement le double du temps pour accomplir une tâche simple. Faites certains de planifier du temps pour prendre des pauses dans votre horaire, c’est très important!
6. Organise tes messages
Le débordement de courriel, on a tous connu ça! Avant de paniquer, organise tes messages. Des plus importants aux moins importants selon les différents projets qu’il touche.
Ce sera ensuite beaucoup moins épeurant d’attaquer la lecture de tous ces courriels. N’oubliez pas, c’est un à la fois! Un courriel est l’urgence d’un autre, pas le vôtre. Ne mettez pas votre santé mentale en péril pour un courrier urgent (mais pas vraiment urgent, TSE).
Ce qu’il ne faut pas faire
1. Ne pas utiliser sa to do list
C’est bien de faire une to do list, mais si on ne s’en sert pas, c'est une vraie belle perte de temps.
Non seulement vous oublierez une tonne de tâches importantes qui s’y trouvent, mais vous retournerez dans l’enfer de la désorganisation puisque vous ne serez pas en mesure.
Une autre erreur est de mal identifier vos gros projets. C’est une chose de les avoir sur votre liste, mais il vous faut absolument détailler les petites tâches qu’inclut ce gros projet afin de pouvoir les effectuer et voir le projet à jour.
2. Ne pas faire le suivi de tes buts
Se fixer des objectifs, c’est super. Par contre, il faut en faire le suivi! À quoi bon se mettre des objectifs si on n’a aucune idée de notre progression 6 mois plus tard?
Gérer son temps, c’est une tâche en soi. Mais ne le voyez pas comme étant une corvée. Prendre le temps de faire le point sur notre cheminement aide énormément à faire des réajustements et à prévenir des enjeux potentiels. Peut-être que vous vous êtes fixé un objectif irréaliste par rapport à la charge de travail que vous avez. C’est correct, prenez le temps de faire les changements nécessaires et d’intégrer des tâches qui fonctionnent avec votre quotidien.
3. Ne pas établir ses priorités
Suivant l’optique de ne pas faire le suivi de sa to-do list. Ne pas établir ses priorités est une erreur majeure dans la gestion du temps. Ça a l'air tout simple, mais il faut quand même prendre un moment pour penser comme il faut à ce qui est réellement important et ce qui ne l'est pas.
Parfois, l’urgence de l’un n’est pas l’urgence de l'autre. C’est donc crucial d’apprendre comment décider de ses priorités.
Je vous conseille d’aller lire cet article, ou je vous explique plus en profondeur comment établir vos priorités.
4. Procrastiner
Aaaaah la procrastination, on a tous été victime de ce syndrome un jour au l’autre. C’est quand vous continuez de reporter toutes vos tâches à plus tard parce que vous les appréhendez tellement.
Le gros problème avec ça, c’est que les dates limites approchent plus rapidement que vous pensez et rapidement, vous vous retrouverez avec une montagne de travail insurmontable. Vous êtes presque certain de manquer de temps pour tout faire et vous vous êtes carrément poussés vers l’échec.
Un petit truc pour vous aider avec cela est de vous dire que vous travaillerez sur le projet en question pour 10 minutes seulement. Cela fait paraître la tâche beaucoup moins intimidante et ça vous aidera à l'attaquer plus vite et sûrement plus efficacement!
5. Se laisser distraire
Rien de pire pour perdre du temps que de se laisser distraire par d'autres choses plus intéressantes. Tout le monde est fautif de regarder son téléphone peut-être un peu plus souvent que nécessaire.
Il existe des applications pour vous aider à tenir votre téléphone hors de distraction en désactivant les notifications ou même en le bloquant complètement pendant plusieurs heures. Si vous souffrez du syndrome.
Une autre façon de se laisser distraire est le multitasking: essayer de l'éviter. Vous finirez par faire un million de petites tâches à moitié sans réellement accomplir quelque chose qui en vaut la chandelle.
Établissez clairement vos limites avec vous-même et votre entourage. Vous avez le droit de dire non et vous avez le droit de remettre les tâches moins importantes à plus tard. À long terme, ça vous aidera.
6. En faire trop
N'en prenez pas trop sur vos épaules. Je suis fautive de ce défaut, c’est tellement moi de faire trop de choses en même temps. Si vous êtes comme moi et que vous avez de la difficulté à dire non ou que vous êtes tout simplement beaucoup trop crinqués et que vous avez toujours 10 000 projets qui roulent à la fois, vous êtes probablement épuisés. Je vous comprend.
Malheureusement, la seule solution est d'apprendre à ne pas en faire trop. Même si ça fait mal, vous n’avez pas le choix de mettre certains projets en pause, peut-être ceux qui ne vous servent pas autant que vous le pensez dans le ‘’big picture’’.
Avoir trop de projets peut aussi vous mener dans une spirale descendante de mauvaise performance, stress et baisse de moral. Bref, évitez ça à tout prix.
Sources